Jak wypełnić dokumentację szkoleń

Szczegółowa instrukcja, jak prawidłowo prowadzić dokumentację szkoleń. Praktyczne wskazówki, przykłady wpisów i lista najczęstszych błędów.

Częstotliwość

Przed pracą, potem raz w roku

Za uchybienia

mandat do 500 zł, w sądzie do 5000 zł

Instrukcja wypełniania krok po kroku

Ustal harmonogram szkoleń

W dokumencie przyjęto szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy, okresowe raz w roku i dodatkowe przy zmianie procedur lub przepisów. Przepisy nie podają częstotliwości, więc możesz przyjąć inną.

Przeprowadź szkolenie wstępne

Zakres obejmuje 8 tematów: higiena osobista, mycie rąk, przechowywanie żywności, kontrola temperatur, mycie i dezynfekcja, alergeny, znakowanie i identyfikowalność oraz reklamacje.

Wypełnij listę uczestników

Wpisz temat, datę i prowadzącego. Każdy uczestnik wpisuje imię i nazwisko oraz stanowisko i podpisuje się sam. Na końcu podpisuje się prowadzący.

Uzupełnij rejestr odbytych szkoleń

W rejestrze zapisz datę, temat, prowadzącego, liczbę uczestników i uwagi. Dzięki temu widać całą historię szkoleń w jednym miejscu.

Zbierz potwierdzenia

Każdy pracownik podpisuje potwierdzenie, że zapoznał się z procedurami GHP/GMP i HACCP oraz rozumie swoje obowiązki.

Przechowuj w dwóch miejscach

Dokumentacja idzie do akt osobowych, a jej kopia zostaje w miejscu pracy (art. 59 ust. 4 i 5 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia).

Przykład wypełnionego dokumentu

Przykład wpisu w rejestrze odbytych szkoleń

Data: 12.01.2026 | Temat: Szkolenie wstępne, higiena i temperatury | Prowadzący: J. Kowalski | Liczba uczestników: 3 | Uwagi: nowi pracownicy kuchni

Data: 03.03.2026 | Temat: Nowe karty alergenów po zmianie menu | Prowadzący: J. Kowalski | Liczba uczestników: 8 | Uwagi: -

Przykład wiersza na liście uczestników

Lp. 1 | Imię i nazwisko: Anna Nowak | Stanowisko: Kucharz | Podpis: A. Nowak

Najczęstsze błędy

Unikaj tych błędów - inspektorzy zwracają na nie szczególną uwagę:

✕Dopuszczenie nowej osoby do pracy przed szkoleniem
✕Lista uczestników podpisana przez jedną osobę za wszystkich
✕Brak tematu lub prowadzącego przy szkoleniu
✕Brak szkolenia po zmianie menu lub procedur
✕Dokumentacja tylko w biurze księgowej, bez kopii w miejscu pracy

Jak często aktualizować

Wpis dodajesz po każdym szkoleniu lub instruktażu: przy nowym pracowniku, przy odświeżeniu raz w roku (przyjęty termin) i przy zmianie procedur lub przepisów.