Jak wypełnić rejestr dostaw

Szczegółowa instrukcja prawidłowego prowadzenia rejestr przyjęcia dostaw. Praktyczne wskazówki, przykłady wpisów i lista najczęstszych błędów.

Częstotliwość

Przy każdej dostawie

Kara za brak

do 1000 zł

Instrukcja wypełniania krok po kroku

Przygotuj stanowisko przyjęcia

Wyznacz miejsce do przyjmowania dostaw z dostępem do termometru szpilkowego, wagi i formularza rejestru. Stanowisko powinno być czyste i dobrze oświetlone. Przygotuj też pojemnik na odpady (uszkodzone opakowania) i miejsce do tymczasowego przechowywania.

Sprawdź temperaturę dostawy

Zmierz temperaturę produktów chłodzonych (powinny mieć 0-4°C) i mrożonych (poniżej -18°C) termometrem szpilkowym. Wbij termometr w produkt, nie między opakowania. Zapisz zmierzoną wartość. Jeśli temperatura przekracza normę o więcej niż 2°C, odrzuć dostawę.

Oceń jakość wizualną

Sprawdź: czy opakowania są nienaruszone, czy nie ma oznak rozmrożenia i ponownego zamrożenia (kryształki lodu na powierzchni), czy warzywa i owoce nie mają śladów gnicia, czy mięso ma prawidłowy kolor i zapach. Każde odchylenie odnotuj w rejestrze.

Sprawdź daty ważności i etykiety

Zweryfikuj, czy wszystkie produkty mają czytelne etykiety z datą ważności, składem i informacją o alergenach. Nie przyjmuj produktów z krótkim terminem (mniej niż 3 dni dla świeżych) ani produktów bez etykiet. Zapisz najkrótszą datę ważności w rejestrze.

Wypełnij formularz rejestru

Wpisz: datę i godzinę dostawy, nazwę dostawcy, listę produktów z ilościami, zmierzone temperatury, ocenę jakości (akceptacja/odrzucenie), ewentualne uwagi. Podpisz rejestr i poproś kierowcę o podpis na kopii dokumentu dostawy.

Schowaj produkty natychmiast

Po zaakceptowaniu dostawy natychmiast umieść produkty w odpowiednich strefach przechowywania. Produkty chłodzone muszą trafić do lodówki w ciągu 15 minut od przyjęcia. Stosuj zasadę FIFO - nowe produkty umieszczaj z tyłu, starsze przesuń do przodu.

Przykład wypełnionego dokumentu

Dostawa zaakceptowana

Dostawa częściowo odrzucona

Data: 16.01.2026 09:15 | Dostawca: MroźniPlus | Produkty: frytki mrożone 20 kg (temp. -19°C ✓ AKCEPTACJA), krewetki mrożone 5 kg (temp. -12°C ✗ ODRZUCENIE - temperatura powyżej normy, widoczne ślady rozmrożenia) | Uwagi: Reklamacja krewetek zgłoszona tel. nr 123-456 o 9:30 | Podpis: MK

Najczęstsze błędy

Unikaj tych błędów - inspektorzy zwracają na nie szczególną uwagę:

✕Pomiar temperatury po 30 minutach od przyjęcia zamiast natychmiast
✕Brak odnotowania odrzuconych produktów i przyczyny odrzucenia
✕Przyjmowanie produktów bez etykiet z informacją o składzie
✕Niestosowanie termometru szpilkowego (poleganie na ocenie dotykowej)
✕Brak informacji o dostawcy, co uniemożliwia identyfikowalność produktu

Jak często aktualizować

Rejestr dostaw wypełniaj przy każdej dostawie, bez wyjątków. Dotyczy to zarówno głównych dostaw hurtowych, jak i drobnych zakupów na lokalnym rynku. Archiwizuj dokumenty dostawy (WZ, faktury) razem z rejestrem przez minimum 2 lata.